Tentang pengelolaan data
Kinera adalah platform karyawan dan sumber daya manusia yang digunakan oleh perusahaan peserta. Perusahaan pemberi kerja biasanya menentukan data kepegawaian, tujuan pemrosesan, dan pihak yang berwenang mengaksesnya; layanan Kinera menyediakan platform teknis.
Pemberitahuan ini berlaku untuk Kinera Android (paket id.my.kinera.mobile) dan layanan web terkait. Perusahaan juga dapat memiliki pemberitahuan privasi kepegawaian tersendiri.
Jenis data yang diproses
- Identitas dan akun: nama, kode perusahaan, email kerja, nomor karyawan, jabatan, departemen, grade, dan struktur pelaporan.
- Absensi: waktu masuk dan pulang, lokasi kantor atau area kerja yang disetujui, koordinat GPS dan akurasinya, serta foto selfie absensi.
- Proses HR: saldo cuti, pengajuan cuti/dinas, persetujuan, alasan, aktivitas, kunjungan, training, sertifikasi, dan lampiran bila digunakan.
- Payroll: komponen gaji, slip gaji, data pajak PPh 21 dan BPJS jika diaktifkan perusahaan.
- Teknis dan keamanan: identitas perangkat/sesi, kejadian login dan keamanan, serta log permintaan dasar untuk menjalankan dan melindungi layanan.
- Pendaftaran dan registrasi ulang wajah: dua foto kamera depan pada setiap registrasi dikirim ke server Kinera dan diarsipkan secara terenkripsi dalam penyimpanan privat perusahaan untuk audit pendaftaran identitas. Setiap registrasi atau pergantian membuat riwayat audit baru tanpa menimpa riwayat lama.
Tujuan penggunaan data
- Autentikasi karyawan dan pembatasan akses berdasarkan perusahaan, akun, serta hak akses HR yang sesuai.
- Pencatatan absensi menggunakan selfie dan lokasi yang diaktifkan pengguna serta pemeriksaan area kantor atau penugasan.
- Pemrosesan cuti, approval, dinas, reimbursement, kegiatan, training, sertifikasi, dan akses payroll/slip gaji.
- Penyimpanan jejak audit dan keamanan, penanganan masalah sistem, serta pemenuhan kewajiban ketenagakerjaan dan hukum yang berlaku.
Kamera, lokasi, dan izin
Aplikasi Android menggunakan kamera ketika Anda memulai absensi berbasis foto atau mengunggah foto. Lokasi diminta untuk fitur absensi atau dinas yang relevan guna membandingkan lokasi perangkat dengan area yang diizinkan. Implementasi saat ini tidak mengklaim pengumpulan lokasi terus-menerus di latar belakang.
Izin kamera dan lokasi dapat ditolak melalui Android, tetapi fitur terkait mungkin tidak dapat digunakan. Foto selfie absensi tidak otomatis berarti pengenalan wajah atau verifikasi biometrik.
Referensi pembanding wajah dihitung dan disimpan terenkripsi di penyimpanan privat aplikasi Android, tetap ada setelah logout, serta tidak disinkronkan ke server. Berbeda dengan referensi tersebut, foto asli registrasi dikirim ke Kinera untuk audit. Foto selfie absensi tetap diunggah sebagai bagian catatan absensi.
Fitur pencocokan wajah saat ini masih tahap uji dan belum merupakan pengenalan identitas maupun pendeteksian keaslian wajah/liveness yang telah divalidasi independen. Hubungi HR untuk alternatif non-biometrik atau bila hasil tidak sesuai.
Siapa yang dapat mengakses data
HR, payroll, dan approver yang berwenang dapat mengakses informasi sesuai hak yang diberikan perusahaan. Administrator layanan Kinera dan penyedia infrastruktur/teknis yang ditunjuk dapat mengakses data terbatas bila diperlukan untuk hosting, pemeliharaan, keamanan, atau bantuan teknis sesuai pengendalian yang berlaku.
Kinera tidak menggunakan catatan karyawan untuk iklan bertarget atau menjual data pribadi karyawan. Apabila SDK, analitik, atau layanan notifikasi tambahan diaktifkan pada versi mendatang, pemberitahuan ini dan deklarasi Keamanan Data Google Play harus diperbarui sebelum dipublikasikan.
Penyimpanan, keamanan, dan retensi
Kinera menggunakan akses terautentikasi, pemisahan tenant, transmisi HTTPS, dan perlindungan sesi aplikasi. Tidak ada layanan internet yang tanpa risiko; keamanan juga dipengaruhi kebijakan perusahaan dan pengaturan hosting.
Data kepegawaian, riwayat absensi, payroll, pajak, BPJS, persetujuan, serta audit dapat disimpan oleh perusahaan untuk kebutuhan operasional, ketenagakerjaan, kewajiban hukum, atau sengketa. Masa penyimpanan bergantung pada kategori data dan ketentuan hukum. Kredensial aplikasi, sesi, dan data terkait yang tidak wajib dipertahankan dihapus setelah permintaan terverifikasi diselesaikan.
Foto registrasi adalah data pribadi sensitif terkait biometrik. Perusahaan wajib menetapkan masa retensi yang sah, membatasi akses kepada auditor HR Payroll yang berwenang, dan menyediakan proses penghapusan bila tidak ada lagi dasar penyimpanan yang sah. Kepentingan audit saja tidak berarti foto biometrik boleh disimpan selamanya.
Hak dan permintaan privasi
Hubungi administrator HR perusahaan untuk mengakses atau memperbaiki informasi kepegawaian, menanyakan masa retensi, atau menggunakan hak sesuai ketentuan perlindungan data yang berlaku.
Untuk meminta penghapusan akun mobile Kinera, gunakan halaman Penghapusan Akun publik yang ditautkan di bawah. Identitas dan kewajiban penyimpanan dokumen ketenagakerjaan dapat perlu diverifikasi sebelum proses selesai.
Anak-anak, perubahan, dan kontak
Kinera ditujukan untuk karyawan dan personel organisasi yang berwenang, bukan untuk anak-anak. Layanan dapat berubah; kebijakan terbaru akan ditampilkan di sini dengan tanggal perubahan.
Untuk pertanyaan privasi, hubungi HR perusahaan yang mendaftarkan akun Anda. Pengajuan penghapusan akun dapat dilakukan lewat formulir pada website ini tanpa login.